“Aannemers weten heel goed wat nodig is”

Tekst: Geert Hilferink Foto’s: Kees Stuip

André Lurvink (links) en John Berentsen lichten het inkoopbeleid van Oost Gelre toe.

De nominatie voor de MKB INFRA AanbestedingsAward 2025 dankt de Achterhoekse gemeente onder meer aan een straatreconstructieproject in een wijk die tegen het centrum van Lichtenvoorde aanligt. Daar werden de riolering, bestrating en het groen vervangen. “We hebben in die straten ook meteen de hemelwaterafvoer afgekoppeld om de riolering te ontzien. Daarvoor is een puinpakket van gezeefd gebroken metselwerk in doek gebruikt. In dat pakket is de riolering geplaatst en voor de bestrating is voor klinkers gekozen”, zegt John Berentsen, Teamleider Infrastructuur, Beheer en Onderhoud. Ook in Groenlo, een andere kern binnen de gemeente, is deze aanpak inmiddels toegepast.

Lokaal is vaak mkb

Als opdrachtgever werkt Oost Gelre graag samen met mkb-aannemers. André Lurvink, Inkoopcoördinator van de gemeente Oost Gelre: “Een voorkeur die we niet zwart op wit in ons inkoopbeleid kunnen vastleggen, maar daarin spreken we wel uit dat het voor ons als gemeente wenselijk is om met lokale partners te werken. Dat zijn veelal mkb-bedrijven. Zij hebben een band met de dorpen en inwoners en kunnen daardoor vaak belangrijke meerwaarde bieden.”

Zo zet de gemeente de aannemer bij infra-projecten bij voorkeur in voor de communicatie met de omwonenden. “Zij kunnen gerichtere informatie over zaken als de planning en gevolgen van de werkzaamheden voor de buurt geven. Dat wordt door inwoners gewaardeerd.”

Bouwteams versterken elkaar

Bij infra-aanbestedingen zet Oost Gelre een RAW-bestek in de markt en zorgt daarnaast dat de inschrijvers ruimte hebben om met eigen oplossingen te komen. “We willen de aannemers die het uiteindelijk gaan uitvoeren de vrijheid geven om met innovatieve suggesties te komen. Aannemers weten vaak heel goed wat mogelijk is en wat niet en van die kennis maken we graag gebruik”, zegt Lurvink.

Mede daarom werkt de gemeente ook graag met bouwteams. Berentsen: “Zeker bij infraprojecten is sprake van verschillende disciplines die samenkomen. Als die disciplines betrokken zijn in de ontwerp- en materialisatiefase leidt dat tot slimmere keuzes die de uitvoering van het werk vaak ten goede komen.”

Mkb-aannemers hebben een band met de dorpen en inwoners en kunnen daardoor vaak belangrijke meerwaarde bieden

Groslijst als basis

Voor de selectie van aannemers maakt Oost Gelre gebruik van een groslijst. Lurvink: “We waren de eerste gemeente die met zo’n lijst ging werken.” Op die groslijst staan bekende aannemers, zowel lokaal als landelijk. “Een objectieve lijst, waaruit we een selectie maken als we een project onderhands gaan aanbesteden”, zegt Lurvink. “Openbare en Europese aanbestedingen zijn non-discriminatoir, maar voor onderhandse aanbestedingen tot 3 miljoen euro gebruiken we de groslijst, die overigens openbaar is.”

Binnen die lijst heeft de gemeente een objectieve systematiek ontwikkeld waarmee aannemers op verschillende onderdelen beoordeeld worden. “Op basis van die beoordeling kunnen we per aan te besteden project een rangschikking maken welke aannemer het beste voldoet aan de gestelde eisen. De hoogste drie nodigen we altijd uit om in te schrijven, eventueel aangevuld met een of twee andere. Zo laten we ons systeem leiden.”

Transparant en helder

Het uitgebreid beoordelen van de aannemers in de groslijst zorgt volgens Berentsen voor een helder en transparant aanbestedingsproces. “De selectie gebeurt op basis van scores van aannemers op vaste onderdelen die in het systeem beoordeeld worden. Omdat voor elk project andere voorwaarden gelden, rolt er steeds een andere lijst met hoogst scorende aannemers uit”, zegt Berentsen, die toevoegt dat het systeem ook een marktverkenningsmechanisme is.

Hoewel de groslijst ook aannemers uit andere delen van het land bevat, geeft Oost Gelre voor infraprojecten de voorkeur aan regionale aannemers. “Daar zitten ook wel enkele grootbedrijven tussen, maar voor infrawerken hebben we een geografische cirkel rond de gemeente getrokken. Daarbuiten nodigen we geen inschrijvers uit omdat we veel waarde hechten aan de gebiedskennis en de klik met de inwoners en de natuur.”

Markt naar hoger niveau

Daarnaast geldt voor aannemers die goed werk leveren dat ze voor de inschrijving op een soortgelijk project weer kunnen worden uitgenodigd. Daarvoor kunnen de aannemers onder meer referentieprojecten en tevredenheidsverklaringen van andere opdrachtgevers overleggen. Berentsen: “Net als onze eigen ervaringen worden deze referenties onderdeel van de beoordeling van de betreffende aannemers in het systeem.”

Lurvink: “We merken dat het systeem voor ons en de markt goed werkt. We stimuleren aannemers om zelf het heft in handen te nemen en zo helpen we de lokale en regionale markt ook om samen tot een hoger niveau te komen. Vooral als er in bouwteams wordt samengewerkt.”

Je hebt ontwerpvrijheid nodig om tot de beste aanpak te komen

Pas toe of leg uit

De groslijst en het beoordelingssysteem daarbinnen biedt de gemeente volgens Lurvink mooie instrumenten om aan de voorwaarden van de Aanbestedingswet te voldoen. “Binnen deze wet geldt het principe ‘pas toe of leg uit’. Volgens deze wet mag een opdrachtgever voor openbare en onderhandse aanbestedingen zelf een keuze maken zolang die keuze maar transparant is. Die transparantie bieden wij met onze openbare groslijst.”

Ook binnen de interne organisatie biedt de werkwijze duidelijkheid. “Het inkoopproces valt binnen een strak beleidskader, maar onze aanpak zorgt ervoor dat de budgethouder binnen haar of zijn mandaat uiteindelijk bepaalt wie de opdracht gegund krijgt. Dat doet hij samen met de projectleider, die de keuze kan verklaren. Zo worden op de juiste plek in de organisatie de juiste keuzes gemaakt.”