“Kracht zit in de eenvoud van de aanbesteding”

Tekst: Geert Hilferink Foto’s: Kees Stuip

“Voor ons is deze manier van werken al vele jaren vertrouwd, dus we hadden niet direct verwacht met de award terug te keren”, zegt Ronald Lutgers, inkoopadviseur van de provincie. Samen met Imke Boerema, Assetbeheerder Groen en Ivo Koch, Domeinmanager Bedrijfsvoering vertelt Lutgers over het aanbestedingsbeleid van de provincie en de kansen die mkb-aannemers daarin krijgen. Voor de gelegenheid is de award even van de afdeling gehaald en op de tafel in de spreekkamer van het provinciehuis in Assen gezet. “Hij staat bij toerbeurt op de verschillende betrokken afdelingen, want we zijn er zeker trots op”, zegt Koch.

Ivo Koch, Imke Boerema en Ronald Lutgers (v.l.n.r.) voor het provinciehuis van Drenthe in Assen.

Eerlijke kansen

In het aanbestedingsbeleid van de provincie Drenthe staat het creëren van een gelijk speelveld centraal. “We willen mkb-bedrijven een eerlijke kans geven, ook bij de grote werken. Bij die projecten kijken we welke onderdelen we mogen opknippen om het zo voor het mkb haalbaar te maken”, zegt Lutgers. Zo is een maaicontract opgedeeld in drie rayons zodat drie aannemers een deel van de opdracht kunnen uitvoeren.

Die aanpak geldt voor onderhandse en meervoudige aanbestedingen, maar ook voor Europese, hoewel dat een ander verhaal is, zegt Boerema. “Door niet te veel voorwaarden te stellen, bieden we ook lokale en regionale aannemers een kans om in te schrijven. Daarbij blijven we wel kritisch kijken naar de inschrijvingen en welke aannemers geschikt zijn voor de klus. Er moet een goede balans zijn, maar aan de voorkant willen we geen onnodige drempels opwerpen.”

We willen mkb-bedrijven een eerlijke kans geven, ook bij de grote werken

Ronald Lutgers: “Aanbesteden is een complex proces.”

Complex proces

De kracht van het Drentse aanbestedingsbeleid zit hem volgens Lutgers dan ook in de eenvoud ervan. “Aanbesteden is een complex proces. Door de tenders zo eenvoudig mogelijk in te steken, verlagen we de drempel om in te schrijven en bovendien verkleinen we zo de kans dat inschrijvers fouten maken. De grote aannemers hebben vaak een eigen tenderafdeling met specialisten, maar voor de meeste mkb’ers geldt dat ze die niet hebben. En ook zij moeten een goede inschrijving kunnen doen.”

Een soortgelijke aanpak hanteert Drenthe in het verhardingsprogramma. “Daarin hanteren we onder meer de MKI en ook daarvoor hebben de grote bedrijven vaak personeel dat zich daar specifiek op richt. De kleinere mkb-aannemers hebben die ruimte niet en dat maakt het lastiger voor deze groep.”

We weten elkaar makkelijk te vinden

Belangrijke rol van mkb

De inzet op samenwerking met het regionale mkb is voor de provincie in meerdere opzichten een bewuste keuze. Lutgers: “Het midden- en kleinbedrijf vertegenwoordigt iets meer dan 95% van alle bedrijven in Drenthe. Het economisch belang van het mkb voor de provincie is dus enorm groot. De focus op samenwerken is dan ook vastgesteld beleid.”

Boerema noemt de gebiedskennis van de mkb-aannemers van grote waarde. “Zij kennen iedere plek en spreken de taal van de inwoners. Dat is bij veel werkzaamheden die ze uitvoeren belangrijk. Bovendien is het prettig samenwerken met mkb-bedrijven omdat ze – net als wij – platte organisaties zijn. De contacten zijn snel gelegd en we weten elkaar makkelijk te vinden. We begrijpen elkaar.”

Imke Boerema: “Aan de voorkant willen we geen onnodige drempels opwerpen.”

Verificatiegesprek

In de gunning van opdrachten speelt de beste prijs-kwaliteitverhouding een voorname rol. “We willen meer dan alleen een Plan van Aanpak. We vragen de inschrijvers ook om in te gaan op doelstellingen en korte concrete criteria die voor ons belangrijk zijn. Op die manier kunnen we de verschillen tussen de binnengekomen inschrijvingen goed beoordelen”, zegt Boerema.

De provincie merkt dat AI in toenemende mate wordt gebruikt in het aanbestedingsproces. “Dat speelt inderdaad wel een rol, maar we hebben standaard een verificatiegesprek met inschrijvers zodat we zeker weten dat de inschrijver kan waarmaken wat hij belooft.”

“De award staat bij toerbeurt op de afdelingen, want we zijn er zeker trots op”, zegt Koch.

Ambassadeurschap

De oproep van de jury van de MKB INFRA AanbestedingsAward om als een ambassadeur de kennis over het eigen inkoopbeleid te delen met anderen, is in Drenthe in goede handen. “We delen al langer kennis over onze manier van inkopen en de voordelen daarvan”, zegt Koch. “Met gemeenten en waterschappen in de eigen en omliggende provincies. De award is een mooie waardering voor onze jarenlange manier van werken als opdrachtgever. Die kennis blijven we delen.”

De provincie deelt ook continu kennis met de markt, onder meer over doelstellingen op het gebied van klimaat, circulariteit en sociale ontwikkelingen. “Die organisatiedoelstellingen komen ook terug in ons inkoopbeleid dus ze moeten steeds geactualiseerd worden als die doelstellingen worden aangepast. Belangrijk en uitdagend streven daarbij is dat die organisatiedoelstellingen geen extra hobbels voor onze partners worden”, zegt Koch.

(Foto: Van der Weerd Grafhorst)