Op naar het geïntegreerde instandhoudingscontract

Tekst: Hans Fuchs
Foto’s: Kees Stuip

Nelleke Flick, Afdelingshoofd Realisatie Landelijk bij het Rijksvastgoedbedrijf.

Het RVB is de grootste vastgoedorganisatie van Nederland en beheert bijna twaalf miljoen vierkante meter aan gebouwen. Meer dan de helft van die panden kampt met achterstallig onderhoud, gevolg van aanhoudende bezuinigingen van de afgelopen decennia. Het is een van de redenen dat het RVB veel vastgoed op een nieuwe manier gaat aanbesteden; met het geïntegreerde instandhoudingscontract. In 2031 moet dat voor alle klanten van het RVB geregeld zijn.

Wat is het geïntegreerde instandhoudingscontract?

“In zo’n contract brengen we alle diensten van alle verschillende vakgebieden in één contract samen bij één marktpartij. Die draagt zorgt voor al het onderhoud, voor een looptijd van vijftien jaar. Deze contractvorm is op zich niet nieuw, er is een zeer brede marktervaring. ProRail, RWS en grote gemeenten doen het zo al, het RVB trouwens ook al. Maar nieuw is hier de projectmatige ruimte; in deze instandhoudingscontracten kunnen we meebewegen met veranderende wet- en regelgeving en bieden zo ruimte voor projectmatige werkzaamheden. Als in de vijftien jaar contractduur nieuwe eisen voor het vastgoed gelden, kunnen we dit binnen het contract gewoon opnemen. Dat geven we bij de uitbesteding al aan. Die projectmatige ruimte is essentieel, zeker voor het mkb. Het contract biedt ruimte voor een nauwere samenwerking met installatie- en bouwpartijen om naast correctief en preventief onderhoud ook vervangingen en deelvervangingen uit te kunnen voeren op natuurlijke momenten.”

‘In zo’n contract brengen we alle diensten van alle verschillende vakgebieden in één contract samen bij één marktpartij’

Waarom het geïntegreerde instandhoudingscontract?

“Twee redenen. Allereerst de hoeveelheid vastgoedcomplexen. We kunnen bij beheer en onderhoud niet zelf de coördinerende rol op ons nemen en voor elke bouwdiscipline afzonderlijk een contract afsluiten. Ten tweede: de raakvlakproblematiek. In onze huidige contracten leidden de koppelvlakken – de vlakken waar bouwkundige disciplines samen komen – altijd tot enorme complexiteit, bijvoorbeeld bij de installaties. Daar wil ik vanaf, ik wil afstemming. Dat realiseren we met deze nieuwe contractvorm.”

Muiderslot. Foto: RVB/Erik Jansen

Gaat deze contractvorm gelden voor al het vastgoed van het RVB?

“Nee. Er zijn twee randvoorwaarden. Een vastgoedcomplex moet van enige omvang zijn om het voor de markt interessant te maken. Wij denken dat het alleen relevant is vanaf 10.000 vierkante meter bruto vloeroppervlak. Daarnaast nemen wij in de beoordeling mee of het vastgoedcomplex onderdeel blijft uitmaken van de strategisch voorraad van het RVB.“

Wat verandert er met deze nieuwe contractvorm voor de uitvoerende partijen?

“Als gezegd leiden in de huidige contracten de koppelvlakken tot complexiteit. De geïntegreerde instandhoudingscontracten zetten in op samenwerking. Het is een sámenwerkingscontract, wij in plaats van zij! Bij deze complexiteit heb je elkaar gewoon nodig. Binnen de nieuwe contractvorm lassen we elke vijf jaar een go/no go-moment in, waarbij we mét elkaar kijken of de hoofdaannemer voldoet aan de KPI’s en wat we de volgende periode van vijf jaar gaan doen. Bij een verkeerde houding, niet gestoeld op samenwerking, op dat ‘samen’, heb ik de ruimte voor een offerte bij derden. Al is het maar als referentie voor de offerte die ik al heb.”

Binnenhof. Foto: RVB/Arenda Oomen

Hoe ziet u de rol van het mkb bouw in deze nieuwe samenwerkingsvorm?

“Het mkb is een ongelooflijk belangrijke partij voor deze contracten. Als onderaannemer, maar ook verenigd in nieuwe, eigen consortia, weg uit die verhouding van hoofd- en onderaannemer. De brancheorganisaties kunnen een rol hebben in het vormen van zulke consortia, ik had daarover al contact met MKB-INFRA.

Bij kazernes bijvoorbeeld zien we dat er veel mkb-bedrijven om deze defensie-objecten heen zitten. Die leveren nu goed werk op die locaties. We zouden het toejuichen als die zich organiseren en die ervaring gezamenlijk inzetten – en zo ook hun omzet niet kwijt raken. Per vastgoedcomplex kunnen veel mkb bedrijven – klein en middelgroot ook – deelnemen.”

U zei in 2023: ‘De klacht van bedrijven in onderaanneming is […]: wij worden door de hoofdaannemer onder druk gezet om goedkoop werk te leveren. Ik zit er niet op te wachten dat ik vijftien tot twintig jaar de problemen heb dat onderaannemers het gevoel krijgen dat ze geen eerlijke prijs hebben gekregen. Want dan heb ik vijftien tot twintig jaar ellende’. Het was onder meer een reden om mkb marktverkenningsdagen te organiseren. Daar wilde u vragen beantwoord krijgen als: ‘Hoe moeten wij voor het mkb onze uitvraag naar de markt brengen? Welke samenwerkingsmodellen kan je bedenken om te zorgen dat je als onderaannemer wel een positie aan tafel hebt?’ Wat kwam daar uit?

Nelleke Flick

“Die gesprekken gaan we nog organiseren. Omdat in zo’n contract veel verschillende disciplines worden ondergebracht, kijken we nadrukkelijk naar de samenwerking tussen hoofdaannemer en onderaannemers. Wat betreft de prijs; ik heb daar zelf geen invloed op! Ik zet de uitbesteding in de markt en hoop dat het klein en middelgroot mkb interresse heeft. Binnen dit contract vragen wij de projecten uit middels een openboek structuur. Het is namelijk onmogelijk om de prijzen voor vijftien jaar vast te leggen. Zaken als de coronapandemie of de oorlog in Oekraïne hebben invloed gehad op de prijsontwikkeling. Dit zijn onvoorspelbare factoren. Daar dien je rekening mee te houden bij langlopende contracten. Daarentegen verwacht ik dat degene die het project aanneemt kijkt hoe de dingen sneller, slimmer en goedkoper kunnen. Dus niet vanuit ‘Opdrachtgever, er moet geld bij’. Organiseer als consortia de winstgevendheid aan de voorkant, samen. Kostenefficiency moet er voor het RVB ook inzitten.”

Hoe staat het met de zeven pilots die het RVB uitvoert met deze contractvorm?

“We waren van plan op zeven locaties pilots uit te voeren met de nieuwe contractvorm en het dan uit te rollen. Belangrijk voortschrijdend inzicht; dat kan efficiënter. We zijn van pilots afgestapt, want die zouden worden uitgevoerd op basis van een echt contract met een looptijd van vijftien jaar. We hebben nu gekozen voor drie marktconsultaties waarbij we één of meer marktpartijen uitnodigen voor deze oefening in het aanbesteden. Daar worden ze ook voor betaald. Het gaat om drie totaal verschillende objecten – een kantoor, een defensie-object en een gevangenis – waarbij we kijken of het contract juist begrepen wordt. We krijgen daar feedback op terug die we verwerken in de daadwerkelijke aanbestedingen die later volgen. Zo kunnen we op een eerlijke manier het leereffect implementeren in de feitelijke aanbesteding. Wie we voor die marktconsultaties benaderen, is nu nog niet bekend.”

Wanneer worden de geïntegreerde instandhoudingscontracten voor het mkb realiteit?

“Als het aan mij lag gisteren. Maar de planning is: eerst afronden van het leren van de marktconsultaties in 2025. Als we dat voor kantoren in beeld hebben, gaan we in 2026 van start met de werkelijke aanbestedingen. Via de concurrentiegerichte dialoog zijn we daarbij gehouden aan de EU-regelgeving. Dan is er een transitieperiode met BOEI-inspecties, gevolgd door een periode waarin marktpartijen de tijd hebben om zich ervan te vergewissen of de gegevens uit de aanbesteding correct zijn. Vanuit dit gedeelde beeld gaan we aan de slag: ‘Waar staan we samen voor aan de lat?’ Met de nadruk op dat samen.”