Werk je met zzp’ers? Tref maatregelen voor 2025

Vanaf 2025 vervalt het huidige handhavingsmoratorium, waardoor de Belastingdienst meer mogelijkheden krijgt om te controleren en handhaven. Tot nu toe kon alleen bij opzet of ‘kwade wil’ worden ingegrepen, maar vanaf januari 2025 worden structurele controles de norm. Als jouw werkwijze niet aan de regels voldoet, kan dat leiden tot forse naheffingen.

Wat is schijnzelfstandigheid?

Een zzp’er is zelfstandig ondernemer, maar kan door de Belastingdienst als schijnzelfstandige worden beoordeeld. Dit betekent dat de zzp’er juridisch gezien een werknemer van jouw bedrijf is, met alle financiële en administratieve gevolgen van dien. Dit risico ontstaat bijvoorbeeld als:

• Een zzp’er langdurig fulltime voor jou werkt zonder andere opdrachtgevers.
• De zzp’er onder jouw leiding en toezicht werkt, zoals jouw medewerkers.
• De zzp’er weinig of geen ondernemerskenmerken toont, zoals een zakelijke website, logo of eigen gereedschap.

Waarom actie nú belangrijk is

Als een zzp’er als schijnzelfstandige wordt aangemerkt, ben jij als opdrachtgever aansprakelijk voor niet-betaalde loonbelasting en premies. Dit kan snel oplopen tot tienduizenden euro’s. Het is daarom cruciaal om in 2024 je werkprocessen te controleren en aan te passen waar nodig. Denk aan het vastleggen van afspraken, het afbakenen van opdrachten en het toetsen of een zzp’er voldoende zelfstandig is.

Hoe kun je risico’s beperken?

1. Maak duidelijke afspraken:
   Zorg dat iedere opdracht helder en afgebakend is. Voorkom dat een zzp’er meedraait als ware het een medewerker.

2. Toets ondernemerschap:
   Controleer of de zzp’er voldoet aan ondernemerskenmerken, zoals inschrijving bij de KvK, eigen gereedschap en een zakelijke presentatie.

3. Voorkom langdurige samenwerking:
   Wissel zzp’ers regelmatig af en voorkom dat dezelfde persoon structureel en fulltime voor jou werkt.

4. Overweeg loondienst:
   Voor zzp’ers die structureel werk voor jouw bedrijf uitvoeren, is een dienstverband vaak een veiligere en toekomstbestendige keuze. Of een andere optie is: inhuren via een uitzendbureau. Het inhuren van zzp’ers via een uitzendbureau is in de praktijk lang niet altijd waterdicht. In de praktijk zien we dat schijnzelfstandigheid ook via bemiddeling voor komt.

Wat staat ons te wachten?

De nieuwe wetgeving, Wet VBAR, is gericht op strengere regels voor het inhuren van zzp’ers en moet nog door de politiek worden geloodst. De Raad van State heeft er weliswaar negatief over geadviseerd, maar deze wet geeft wel aan hoe het er politiek voor staat. Schijnzelfstandigheid staat hoog op de politieke agenda. Dit maakt het nóg belangrijker om in 2024 de basis op orde te brengen. Zowel opdrachtgevers als zzp’ers zullen hun werkwijze moeten aanpassen om te voldoen aan deze strengere eisen.

Samen werken aan een toekomstbestendige sector

Als aannemer of infrabedrijf draag je een belangrijke verantwoordelijkheid bij het inhuren van zzp’ers. Het is aan jou om risico’s te beperken en te zorgen voor duidelijke afspraken en processen. Door nu actie te ondernemen, voorkom je financiële tegenvallers en draag je bij aan een gezonde en duurzame bouw en infra sector.

Maak 2024 het jaar van voorbereiding. Zo ben je in 2025 klaar voor de toekomst.

Uitgebreide checklist: werken met zzp’ers

1. Opdrachtomschrijving

• Zorg dat de opdracht helder, afgebakend en tijdelijk is.
• Vermijd dat de zzp’er structureel deel uitmaakt van je organisatie of reguliere werkzaamheden.

2. Ondernemerskenmerken

• Controleer of de zzp’er een geldige inschrijving heeft bij de Kamer van Koophandel (KvK).
• Kijk of de bedrijfsomschrijving in de KvK-inschrijving past bij de uit te voeren opdracht.
• Let op uiterlijke kenmerken van ondernemerschap, zoals een logo, zakelijke website en professioneel e-mailadres.

3. Eigen middelen

• Beoordeel of de zzp’er werkt met eigen gereedschap, transportmiddelen of apparatuur.
• Vermijd dat zzp’ers jouw bedrijfsmiddelen gebruiken, tenzij expliciet vastgelegd in de overeenkomst.

4. Zakelijke verzekeringen

• Controleer of de zzp’er een aansprakelijkheidsverzekering of beroepsaansprakelijkheidsverzekering heeft.
• Vermijd samenwerken met zzp’ers die deze basisverplichtingen niet op orde hebben.

5. Meerdere opdrachtgevers

• Zorg dat de zzp’er opdrachten uitvoert voor meerdere opdrachtgevers en dat jij niet de enige inkomstenbron bent.
• Stimuleer zzp’ers om een gevarieerd klantenbestand te onderhouden.

6. Contractuele afspraken

• Stel een schriftelijke overeenkomst op waarin duidelijk staat dat het gaat om een zelfstandige opdracht.
• Gebruik bij voorkeur een modelovereenkomst die is afgestemd op de wetgeving en goedgekeurd door de Belastingdienst.

7. Vrijheid in uitvoering

• Geef de zzp’er de vrijheid om zelf te bepalen hoe en wanneer het werk wordt uitgevoerd.
• Vermijd directe aansturing of controle zoals bij eigen werknemers.

8. Afwezigheid van een gezagsverhouding

• Zorg dat de samenwerking gelijkwaardig is en dat de zzp’er niet onder jouw directe leiding en toezicht werkt.
• Vermijd overlegstructuren of regels die vergelijkbaar zijn met die voor personeel.

9. Duur van de samenwerking

• Beperk de duur van de samenwerking. Langdurige of fulltime inzet kan leiden tot risico’s op schijnzelfstandigheid.
• Zorg dat er voldoende tijd tussen opdrachten zit om een werkgevers-werknemersrelatie te voorkomen.

10. Administratie en documentatie

• Leg alle afspraken schriftelijk vast, inclusief de afgesproken tarieven en verantwoordelijkheden.
• Bewaar facturen, KvK-inschrijvingen en verzekeringsbewijzen als bewijs dat de zzp’er zelfstandig werkt.
• Controleer regelmatig of de zzp’er nog voldoet aan de criteria voor zelfstandigheid.

Extra Tips

• Regelmatig evalueren: Check jaarlijks of je werkprocessen en samenwerking met zzp’ers nog voldoen aan de regelgeving.
• Communicatie met zzp’ers: Bespreek openlijk de risico’s van schijnzelfstandigheid en stimuleer zzp’ers om hun ondernemerschap te versterken.

Met deze checklist kun je de samenwerking met zzp’ers professioneel en veilig inrichten, zodat je voorbereid bent op de strengere handhaving vanaf 2025.

Veelgestelde vragen over werken met zzp’ers

1. Wat is schijnzelfstandigheid?
   Schijnzelfstandigheid betekent dat een zzp’er feitelijk als werknemer wordt gezien. Dit kan gebeuren als een zzp’er langdurig voor je werkt, jouw gereedschap gebruikt of als jij bepaalt hoe het werk wordt uitgevoerd.

2. Wat gebeurt er als een zzp’er als schijnzelfstandige wordt aangemerkt?
   Dan ben jij als opdrachtgever aansprakelijk. Je moet loonheffingen, premies en belastingen met terugwerkende kracht betalen. Dit kan oplopen tot hoge bedragen.

3. Hoe kan ik beoordelen of een zzp’er echt zelfstandig is?
   Controleer ondernemerskenmerken zoals een KvK-inschrijving, eigen materialen en meerdere opdrachtgevers. Maak daarnaast duidelijke afspraken over de zelfstandigheid van de opdracht.

4. Wat zijn de belangrijkste veranderingen in 2025?
   De Belastingdienst start met actieve handhaving, zonder uitzondering voor ‘goede wil’. Daarnaast wordt de Wet VBAR ingevoerd, met strengere regels voor zzp’ers en opdrachtgevers.

5. Wat kan ik doen om risico’s te beperken?
   Leg alle afspraken vast in een schriftelijke overeenkomst, controleer vooraf of een zzp’er voldoet aan de ondernemerscriteria en vermijd langdurige of fulltime inzet van dezelfde zzp’er.

6. Is loondienst een oplossing?
   In veel gevallen wel. Als een zzp’er structureel voor je werkt en weinig ondernemend is, kan loondienst zowel juridisch als financieel de veiligste keuze zijn.