‘Aannemer, doe je mond open bij aanbestedingen!’

Suzanne Brackmann, advocaat en oprichter van Brackmann.

Natuurlijk moeten aanbestedingen aan bepaalde regels voldoen. En de inschrijvingen dus ook. Het gaat om publiek geld en meestal om werk waarvan de kwaliteit nogal belangrijk is: bruggen, scholen, viaducten, wegen, woningen en ga zo maar door. Daarom zijn er wettelijke regels voor aanbesteden, die moeten zorgen voor gelijke kansen, transparantie en doelmatigheid: de beste kwaliteit voor de beste prijs.
“Maar daar omheen hebben aanbestedende partijen de nodige vrijheid. En dat ontaardt nogal eens in onnodig formalisme”, aldus Suzanne Brackmann, advocaat en oprichter van Brackmann, een advocatenkantoor gespecialiseerd in Aanbesteding, Bouw en Gebiedsontwikkeling, gevestigd in Rotterdam. “Dan worden er eisen gesteld aan lettertype, lettergrootte, regelafstand, het aantal pagina’s; daar wordt een aanbesteding niet beter van. En als je dan vraagt waarom ze dat zo doen, is het antwoord vaak: ‘Omdat we dat altijd zo gedaan hebben.”

Een voorbeeld dat u alweer een tijd geleden gaf bij een presentatie, over het ontbrekende vinkje bij het vakje ‘onderaannemer’, is dat kenmerkend voor de pietluttigheid die u in de praktijk tegenkomt?

“Ik weet niet of ik het pietluttigheid zou noemen, maar dit was wel een treffend voorbeeld van wat je tegen kunt komen. In dit geval zei ook de rechter dat dit te ver ging, dat het een voorbeeld was van onnodig formalisme, en daarom geen reden voor uitsluiting kon zijn, omdat uit de context overduidelijk bleek dat de inschrijvende partij een onderaannemer zou meenemen naar het werk.”

Komen aannemers snel in verweer als ze denken onterecht uitgesloten te zijn bij een gunning? Ik kan mij voorstellen dat ze bang zijn dat het bij toekomstige aanbestedingen tegen ze kan werken.

“Daar hoeven ze niet bang voor te zijn; de meeste aanbestedende diensten staan er zakelijk in. Het is niet: je komt er nooit meer in als je moeilijk doet. Het hoort er gewoon bij: meerdere partijen schrijven in en er kan er maar eentje de opdracht krijgen. En krijg je de opdracht niet en je hebt vragen over de gunningsbeslissing, stel die vooral. Dat staat een commerciële relatie heus niet in de weg.”
“Laten we wel wezen: het gaat om fantastische opdrachten en om die binnen te halen moet je goed zijn in het spel. Je erin verdiepen: hoe maak je bijvoorbeeld zo’n plan van aanpak? En dan kun je de mooiste opdrachten binnenhengelen.”

Maar mkb’ers hebben ook wel het gevoel dat er veel van ze wordt gevraagd. Of dat ze zelfs onheus worden bejegend.

“Dat zal soms ook wel zo zijn. Bijvoorbeeld met die onnodige formaliteiten. En het gebeurt ook wel dat ze pas antwoord krijgen op vragen over de gunningsbeslissing als de bezwaartermijn al is verstreken. Dat is niet netjes natuurlijk.”
“Maar je weet: voor deze opdrachten moet je inschrijven bij aanbestedingen. Dus zorg dat je de procedures kent en dat je basisdocumenten voor elkaar zijn. En je moet er lol in hebben, anders wordt het nooit wat.”

Wanneer komt een aanbestedingsadvocaat doorgaans in beeld tijdens het aanbestedingsproces?

“Bij opdrachtgevers het liefst in een zo vroeg mogelijk stadium, maar in de praktijk meestal pas als er problemen zijn. Bij bedrijven ook wel aan het begin: dan helpen we bij het stellen van vragen; over de procedures, over het bestek. Of over hoe het werkt als je in combinatie inschrijft. Vragen stellen; dat is cruciaal. En ook daarbij hoef je niet bang te zijn dat je als een zeur wordt gezien. De meeste aanbesteders zijn professioneel genoeg. Die zullen denken: Hé, dat hebben we kennelijk niet goed uitgevraagd.”
Bedrijven komen ook vaak bij ons na de gunningsbeslissing: als ze het niet zijn geworden.”

Wat zijn dan hun klachten? 

“Meestal zijn ze het niet eens met de scores die ze hebben gekregen op bepaalde onderdelen. Maar de argumentatie blijft eerlijk gezegd vaak steken bij: als we een acht hadden gekregen, hadden we de opdracht binnengehaald. Meer succesvol zijn argumenten die betrekking hebben op de procedure: de aanbestedende dienst interpreteert een eis of wens anders dan de inschrijver. Of argumenten die gericht zijn op de winnende partj: die heeft bijvoorbeeld de geëiste ervaring niet.”

Houden de verliezers de winnaar ook wel in de gaten: doet ‘ie wel wat hij heeft beloofd? Komt hij inderdaad met elektrische machines opdagen? Is het werkelijk in drie weken klaar?

“Ja, dat gebeurt. Zeker als er met de nummer twee een zogenoemde wachtkamerovereenkomst is gesloten. Dat is overigens bij de realisatie van werken minder voor de hand liggend. Je ziet het veel bij onderhoudscontracten. Aanbestedende partijen doen daarnaast steeds meer aan contractmanagement. Die komen zelf ook wel kijken hoe het vordert en of er volgens afspraak wordt gewerkt. En ze houden de opdrachtnemer aan de overeenkomst.”

Doen aanbestedende partijen voldoende om het mkb’ers niet te moeilijk te maken?

“Bijna elke dienst of gemeente wil dat bedrijven uit de buurt het werk gaan uitvoeren: stimuleren van de lokale economie. Dat zijn doorgaans mkb’ers. Dus dan moet je opdrachten misschien opdelen en niet groter maken dan nodig. En geen onnodig formalisme! Daar hamer ik ook steeds op als voorzitter van de commissie Aanbestedingen en inkoop van MKB Rotterdam Rijnmond. Al die certificaten waar ze tegenwoordig om vragen, ISO-zus, ISO-zo, VCA, NEN; het is echt een wildgroei. Als ik dan vraag waarom dat nodig is, zeggen ze vaak: ‘dat stond in de vorige bestekken ook’. En dan gaat het bijvoorbeeld om een bestratingsopdracht. Ik zeg dan: laat die aannemer in gewone taal in een A4-tje uitleggen hoe hij de kwaliteit gaat bewaken. Dat lukt heus wel. Het gaat om bestrating, dat heeft dat bedrijf al duizend keer gedaan.”

Wat kunnen mkb’ers zelf doen om vaker aan tafel te komen bij aanbestedingen?

“Kijk er niet tegen op. Wees vooral ook kritisch, stel vragen over de opdracht. Gemeenten staan echt open voor suggesties uit de markt. De gemeente Rotterdam bijvoorbeeld, nodigt mkb’ers nadrukkelijk uit: doe mee!”
“Heb je het nog nooit gedaan? Probeer een opdracht, als testcase. Om het proces te leren. Voor de lol. Als een spel: kijken hoe ver je komt. Het is toch als het in elkaar zetten van een Ikea-kast: de eerste keer is het een tijdrovend gedoe, maar je wordt er gaandeweg steeds beter in.”