‘Gun elkaar de ruimte en respecteer ieders rol’

Tekst & beeld: Geert Hilferink

Om de bijeenkomst zo praktisch mogelijk te maken, werden de aanwezige aannemers ingedeeld in vier groepen die ieder een fictieve aannemer vormden. “Jullie gaan met een bouwtekening die je van een klant hebt gekregen aan de slag. Eerst van het initiatief tot de bouwmelding en na de pauze van de start bouwmelding tot de gereedmelding”, zo lichtte Peter Ligthart, verenigingsmanager MKB Bouw toe. Samen met Eric Houtman van Intergarant Groep was Ligthart de moderator van de proeftuin.

Eerst vooroverleg, dan pas aanvraag

Na het sein ‘veel succes’ duurde het niet lang voordat de eerste aannemer richting Erik Stam en Wim Vierbergen van de gemeente Veenendaal stapte. “Wij willen een woning bouwen en hebben hier de tekening. Wat moeten we aanleveren bij de aanvraag van een omgevingsvergunning”, was de eerste vraag. Voor de omgevingsvergunning definitief aangevraagd kan worden, moet overigens eerst de Omgevingsplan Activiteit (OPA) vergund zijn. Hierin zijn de bouwplannen technisch uitgewerkt.
Erik Stam benadrukte namens de gemeente dat het in alle gevallen verstandig is om eerst een vooroverleg aan te vragen. “Tijdens dat overleg kijken we samen met jullie naar de tekening, maar ook naar de omgeving waar gebouwd gaat worden. Het ontwerp wekt de indruk dat de woning in een landelijk gebied komt te staan. Dan kan een quickscan flora & fauna vereist zijn. Maar ook de aanwezigheid van bedrijvigheid in de buurt en infrastructuur spelen een rol in de aanvraag. Door dergelijke zaken in het vooroverleg te bespreken kan de aanvraag beter voorbereid worden.”

Onderhandelen met kwaliteitsborger

Na het eerste contact met de gemeente zoeken de aannemers de twee aanwezige kwaliteitsborgers op. Jan Nijzink van WTT Kwaliteitsborging en Erik Schot van Plangarant gaan in gesprek en beantwoorden vragen over hun rol, werkwijze en frequentie van bezoek tijdens de werkzaamheden. De borger maakt op basis van de OPA een risicoanalyse. “Op basis daarvan maken we vervolgens een borgingsplan waarmee je naar de gemeente kunt om een start bouwmelding te doen”, aldus Jan Nijzink. Collega Schot adviseerde de aannemers kritisch te zijn op de borger. “Zijn alle door hem benoemde risico’s ook echt een risico? Durf het gesprek aan te gaan, ook als je het ergens niet mee eens bent.”
Op het moment dat de aannemer met het borgingsplan onder arm naar de ambtenaren wil, geeft Ligthart hem een kaartje met daarop de melding dat niet alle lokale risico’s in het borgingsplan verwerkt zijn. “Houdt altijd rekening met bijzondere lokale omstandigheden. Veel gemeenten kennen die, dus vraag ernaar tijden het eerste contact. Dan weet je waar je eventueel extra rekening mee moet houden.” Nadat de aannemer het plan heeft aangepast aan het betreffende risico, kan de borger het borgingsplan en risicoanalyse aanpassen en de aannemer alsnog naar de gemeente.

Zorgvuldige controle

Na ontvangst van het borgingsplan wordt als eerste gecontroleerd of de borger wel officieel geregistreerd is. “Het is een nieuwe markt en daar storten zich ook vaak cowboys op”, gaf Houtman kort als toelichting op de vraag of dat echt nodig is. Daarna zoeken de ambtenaren of het betreffende project al geregistreerd staat om vervolgens het borgingsplan en de risicoanalyse zorgvuldig te controleren. “Alle punten staan vermeld, ook de lokale risico’s zijn beschreven dus het ziet er goed uit”, gaf Vierbergen de aannemer mee.
Een andere aannemer die dacht klaar te zijn voor het inleveren van de documenten, kreeg bij de gemeente aan tafel te horen dat zijn kwaliteitsborger failliet was. Een uitdaging waarvoor zowel de ambtenaren als de aannemer niet zomaar een oplossing wisten. “Zonder borger mag je volgens de wet niet bouwen, dus je zult in ieder geval op zoek moeten naar een nieuwe”, stelde Vierbergen voor.

Problemen met borger

Behalve onderhandelingen met en extra kosten voor een nieuwe borger levert het de aannemer nog voor de start van de bouw vertraging op. Schot: “Afhankelijk van de fase waarin de aanvraag of bouw is, is het overstappen naar een andere kwaliteitsborger altijd bewerkelijk. De nieuwe borger zal niet zomaar verder gaan waar de ander is gebleven. Ik wil als mogelijke nieuwe borger wel zelf de kwaliteit van het plan en eventueel uitgevoerde werkzaamheden zelf kunnen beoordelen.”
Gelukkig konden tijdens de proeftuin de nieuwe afspraak snel en soepel gemaakt worden, maar dat problemen in de relatie met de borger grote gevolgen kunnen hebben, werd wel duidelijk. Zo werd een van de aannemers tijdens de bouwfase geconfronteerd met een borger die zich terugtrok omdat de aannemer hem niet betaalde.

Borging vergeten

Nadat alle aannemers een complete bouwmelding hadden ingediend, was het na de pauze tijd voor de uitvoering. Ook voor die bouwfase hadden Ligthart en Houtman onverwachte wijzigingen of problemen geschetst. “Wij hebben inmiddels de verdiepingsvloer gestort, maar zijn vergeten dit werk te borgen. Kunnen we dit achteraf nog doen?” wilde een aannemer van de kwaliteitsborger weten. In het borgingsplan staan de werkzaamheden beschreven waarvan de aannemer moet aantonen dat ze volgens de richtlijn zijn uitgevoerd en daarmee geborgd zijn.
“Ik moet dit als borger bij de gemeente melden en vervolgens kunnen we kijken of en hoe we alsnog kunnen aantonen dat de vloer voldoet aan de eisen”, aldus Nijzink, die Stam en Vierbergen bij deze uitdaging betrok. Uit het korte overleg tussen aannemer, borger en gemeente dat volgde kwam alternatieve gelijkwaardige bewijslast als optie op tafel. Nijzink: “Lever constructieberekeningen, bouwtekeningen, foto’s van de vloer en andere relevante documenten aan. Het is uiteindelijk aan de gemeente om dan akkoord te gaan.”

Laat wijziging beoordelen

Al snel werd duidelijk dat het essentieel is dat elke wijziging van het bouwplan moet worden beoordeeld door de kwaliteitsborger. “Wij moeten kunnen controleren of de wijziging een extra risico met zich meebrengt of niet. Dat moet vervolgens ook in het borgingsplan en de risicoanalyse worden meegenomen”, verklaarde Schot.
Dat geldt ook als een opdrachtgever geen trapleuningen wenst. “Die vraag krijgen wij best vaak”, aldus een van de aannemers. “Dat kan, maar dan geef ik geen verklaring en is het uiteindelijk aan de gemeente om te bepalen of de woning bewoond mag worden. Dat geldt overigens voor meer maatwerk voor de opdrachtgever. Maak daarover als aannemer wel goede afspraken omdat wij als borger geen verklaring kunnen geven”, waarschuwde Schot.

Praktisch en werkbaar houden

Uiteindelijk deden de vier aannemers de gereedmelding bij de gemeente, waarna Ligthart de aanwezigen naar hun ervaringen vroeg. “Zeker leerzaam. Dit toont dat je elkaar de ruimte moet gunnen en respect moet hebben voor ieders rol”, aldus Vierbergen. “Dit helpt ons echt na alle theorie tot nu toe. Het gaat een leerproces zijn waarin we het vooral praktisch moeten houden”, reageerde Gerard Heterbrij namens de aannemers.
Ook de kwaliteitsborgers waren enthousiast. “Je ziet dat onderlinge communicatie heel belangrijk, maar ook lastig is. Niet alles is op te lossen, maar bespreek het samen.” Ligthart wees de aanwezige aannemers tot slot nog op de Handreiking MKB Opleverdossier van de Rijksoverheid als handig hulpmiddel.