‘Wat voor ons logisch is, kan aannemers in problemen brengen’

Tekst: Nico Dikstaal – Foto: Germieco

Marten Klein bij bestratingswerk in de Amsterdamse Schoonboomstraat.

De handreiking ‘Samenwerking in de aanbesteding’ van het ingenieursbureau van de gemeente Amsterdam is vooral gericht op de eigen mensen: hoe kunnen ze de tenders die ze uitschrijven soepeler en plezieriger laten verlopen? Voor alle betrokkenen. 
Het gaat om 39 aandachtspunten, verdeeld over onder meer de anticipatie (‘Overweeg een informatiebijeenkomst’), het dossier (‘Vat de dominante informatie samen in een paar A4-tjes), de selectie (‘houd het bij drie tot vijf gegadigden’, ‘biedt een redelijke tendervergoeding’) en de uiteindelijk gunning (‘Informeer gegadigden die geen kans maken op winst zo snel mogelijk’).

‘Aanbesteden is een leven van teleurstellingen’ is de kop boven uw voorwoord bij de handreiking. Dat zet wel de toon. 
“Dat is een letterlijke uitspraak van een aannemer en het vat in de kern samen wat degenen die aanbesteden in hun achterhoofd moeten houden. Ze moeten zich kunnen verplaatsen in de leefwereld van de aannemer. Hoe zwaar dat soms kan zijn, en dat je daar niet nog eens nodeloos aan bij hoeft te bijdragen. Stel je voor dat je als team drie tot vier maanden steekt in een grote aanbesteding, en drie van die aanbestedingen doet in een jaar en alle drie die tenders verliest. Verlies doet pijn. Veel mensen die hier tenderen, kennen die kant niet. Ik heb twaalf jaar bij een groot ingenieursbureau gewerkt, ik ken die pijn.”

Een aantal tips uit de handreiking lijken bijna algemeen fatsoen: houd je zelf aan de planning, ga serieus in op verzoeken om verlenging doorlooptijd, zet gegadigden niet zo onder druk dat ze in avonden en weekenden moeten doorwerken…
“Nou ja, ook dat heeft te maken met jezelf verplaatsen in de ander. En het is ook vaak geen sprake van onwil; je hebt gewoon geen idee wat je handelen voor effect kan hebben aan de andere kant. Hoe de spanning daar oploopt als de gunning eraan zit te komen, iemand die tijd in zijn agenda heeft geblokt om taart te halen. En dan wordt de gunning uitgesteld en hoor je niets.”

Dat is toch gewoon niet netjes…
”Het kan natuurlijk een goede reden hebben. Een voorbeeld. We gaan uiteraard zorgvuldig om met het geld dat we uitgeven; geld van burgers en belastingbetalers. We streven naar doelmatigheid. Maar het kan natuurlijk zijn dat we aan de inschrijvingen zien dat we de kosten te laag hebben ingeschat en dat er meer budget nodig is. Dat moeten we regelen, en dat lukt wel, maar dan ben je zo vier tot zes weken verder. Voor ons is dat logisch, en we gaan pas gunnen als het geld er is.”
“Voor de aannemers is dat hinderlijk. Ze kunnen hun risico’s niet inschatten: moeten ze inschrijven op een andere klus? Laat gewoon weten: je bent de beoogde winnaar, maar we moeten nog drie ton regelen.”

Jullie hebben dus dikwijls niet door hoe jullie handelen aannemers in problemen brengt, vandaar de handreiking, maar het omgekeerde gebeurt dus ook; aannemers die onbedoeld en onbewust de gemeente voor problemen stellen. 
“Daarover ging het seminar in de balie in Amsterdam [zie kader], waar we op verzoek van de markt een kijkje hebben gegeven in onze keuken. Bijvoorbeeld over hoe bedrijven ons in een lastig parket brengen als ze opeens twee weken later met het werk willen beginnen, terwijl wij afspraken hebben gemaakt met de buurt en het schoolbestuur over de bereikbaarheid.”
“Aannemers verbazen zich er ook geregeld over dat we zes of acht weken over een bestek doen en roepen dan dat zij dat in twee weken kunnen. Ja, dat zouden wij ook kunnen, als we niet de buurt moeten informeren, bewoners, winkeliers, kabel- en leidingbedrijven moeten oplijnen, en bijvoorbeeld scholen de kans moeten geven een campagne op te zetten om ouders te waarschuwen niet met de auto te komen.”
“Wat ook wel gebeurt: partijen die meedoen aan een tender, omdat ze bang zijn dat ze de volgende keer niet worden uitgenodigd. En dan inschrijven met een kansloos bod, niet wetende dat wij dan in de penarie zitten. Want stel dat een miljoen een redelijke prijs is en twee van de drie schrijven in met 2 miljoen euro, omdat ze de klus eigenlijk niet willen, en de derde schrijft in rond de 1 miljoen euro. Dan zitten wij eigenlijk met maar één aanbieding en kunnen we geen aanbiedingen vergelijken om te zien wat een redelijke prijs is.”

De Aannemersfederatie vindt het belangrijk dat werk bij aanbestedingen niet te veel wordt gestapeld, zodat kleinere, gespecialiseerde aannemers ook een kans maken. Die tip zag ik niet terug in  de handreiking.
“Die keuze maken we op een hoger niveau, daarna komen de punten van de handreiking, want die snijden hout ongeacht de omvang van de mogelijk inschrijvers.”
“In ons inkoopbeleid staat nadrukkelijk: probeer mkb-vriendelijk te zijn. Daarbij is het belangrijkste dat we ons ervan vergewissen of het werk gedaan kán worden door het mkb. Daarbij mag je niet knippen, en je mag niet stapelen. We zeggen: als je zo kunt aanbesteden dat het mkb mee kan doen, dan heeft dat onze voorkeur. Wij bieden de kans en mag de beste winnen.“
“In het groen heb je overwegend mkb’ers, maar bij bestrating ligt dat alweer anders. Dat delen we wel op in kleinere percelen, zodat veel bedrijven kunnen inschrijven, sommige in combinatie.”
“We hebben onlangs een werkpakket bestrating aanbesteed van 150 miljoen euro, waarbij aannemers moesten kiezen tussen asfalt en bestrating en maar op één perceel konden inschrijven. De meeste grote jongens kozen voor asfalt. Dus door het in percelen te doen, kon het mkb meedoen.” 

Duurzaamheid zag ik ook niet terug in de handreiking, terwijl dat toch wel een thema is.
“Duurzaamheid is zeker een thema natuurlijk. Maar dat zijn de inhoudelijk aspecten van de aanbestedingen, we zijn onderdeel van de transitie, en die stimuleren en bestendigen we waar we kunnen.” 
“In de vorige ronde bestratingscontracten was elektrisch werken nog niet verplicht, hebben we ermee geëxperimenteerd. Nu is de technologie bij de kleinere machines zo ver, dat we het in de nieuwe ronde verplicht stellen en ook controleren na de gunning. De eerste gele kaart is al uitgedeeld. Dat zie ik als transitiepijn.”
“Die ontwikkelingen met elektrisch materieel gaan zo snel, zeker bij dat kleinere materieel, dat is niet normaal. Vier jaar geleden nog een en al geklaag; ze konden niet doorwerken, die dingen moesten een paar keer per dag aan de lader. Of er was geen laadmogelijkheid. Nu zijn de kleinere apparaten al toe aan de derde en vierde generatie en kunnen ze op een lading bijna twee dagen draaien. Ik sprak onlangs op een werk nog iemand aan in een elektrische graafmachine. Ik zei: zeker niks hè. Hij zei: ‘Jij bent slecht geïnformeerd; dit ding is fijn stil en werkt ook nog eens accurater.’”