Aanpak past bij wat het mkb doet
De gemeente Den Haag was in 2019 de laatste winnaar van de MKB INFRA Aanbestedingsaward. Een onderscheiding waar het stadsbestuur trots op was én nog steeds is. In de aanloop naar de uitreiking van de nieuwe award in 2023 vragen we opdrachtgever Den Haag waarom de match tussen de stad en het mkb nog steeds zo goed is.
Winnaar MKB INFRA Aanbestedingsaward 2019 Den Haag
Grondverzet op het strand bij Kijkduin in Den Haag
Tekst: Geert Hilferink
Foto’s: Kees Stuip en stock
Bij de overhandiging van de award in 2019 zei toenmalig juryvoorzitter René Fronik bij de gemeente Den Haag als opdrachtgever een grote mate van professionaliteit te zien, die is vastgelegd in een zorgvuldig uitgewerkt en deugdelijk aanbestedingsbeleid. “Zaken als rechtmatigheid en doelmatigheid komen goed in het beleid aan bod en krijgen ook in de praktijk handen en voeten. Het mkb krijgt niet alleen goede kansen, maar wordt ook daadwerkelijk in de dialoog betrokken.”
Passend aanbesteden
Binnen het fysieke domein wordt tussen de 65 en 75 procent van alle aanbestedingen aan mkb-bedrijven gegund. Dat is mede het gevolg van de aard van de werken die aanbesteed worden. Hoewel er ook grote infraprojecten ontwikkeld worden, bestaat het gros van de werken uit de herinrichting van buurten, wijken en straten. Daarbij wordt bewust niet gekozen voor het clusteren van dergelijke kleinere projecten, maar wordt per locatie gekeken naar wat logisch is. Passend aanbestedennoemt Den Haag dit.
Daarbij wordt ook kritisch gekeken naar de inhoudelijke wijze van aanbesteden. Standaardisatie van bestekken zorgt voor efficiency in het aanbestedingstraject en daar hebben zowel de inschrijvers als de gemeente voordeel van. Samen met vele aannemers waarmee Den Haag werkt, wordt gekeken hoe procedures zo efficiënt mogelijk ingericht kunnen worden. Bovendien wil Den Haag de lokale economie versterken door werk te gunnen aan lokale en regionale bedrijven.
Onderhandse aanbestedingen
Bij de selectie van bedrijven bij onderhandse aanbestedingen maakt Den Haag onderscheid tussen de aanbesteding van opdrachten in de groslijstcategorieën en overige onderhandse aanbestedingen. Voor de opdrachten in veel voorkomende categorieën zoals bodemsanering, riolering, wegenverharding en kunstwerken en cultuurtechnische werken hanteert de gemeente een groslijst waaruit een aantal partijen wordt geselecteerd die geschikt zijn om de betreffende opgave uit te voeren. Zij worden uitgenodigdom in te schrijven. Op die groslijst staan bedrijven die gecertificeerd zijn en een referentie kunnen overleggen.
Voor de overige onderhandse aanbestedingen vindt de uitnodiging plaats op basis van geschiktheid, goede ervaringen van de gemeente en regionale betrokkenheid vanuit de Metropoolregio Rotterdam Den Haag (MRDH).
Bij meervoudig onderhandse trajecten worden in beginsel minimaal twee partijen uit Den Haag en/ of de Metropoolregio Rotterdam Den Haag uitgenodigd. Deze bedrijven worden vooraf voorgelegd aan de afdeling Inkoop fysiek domein en bij opdrachten boven 200.000 euro ook aan de Tenderboard.
Standaardisatie van bestekken zorgt voor efficiency in het aanbestedingstraject en daar hebben zowel de inschrijvers als de gemeente voordeel van.
Zelf de basis op orde
Den Haag hecht groot waarde aan het zijn van één opdrachtgever. Binnen het fysieke domein komen veel verschillende afdelingen en disciplines samen. Veiligheid, duurzaamheiden innovatie bijvoorbeeld. Alleen als die basis op orde is, kan Den Haag als éénopdrachtgever in gesprek met aannemers en ook op de juiste manier tot een goede uitvraag komen.
Een belangrijke basis omdat Den Haag vooral op het gebied van social return en digitalisering merkt dat er met mkb-bedrijven samen nog verbetering mogelijk en nodig is. Den Haag wil die invulling graag ondernemersvriendelijk organiseren. Daarom neemt de gemeente voorgunningscriteria altijd het proportionaliteitsbeginsel in acht, waarbij lokale ondernemers worden uitgedaagd om zich positief te onderscheiden op die beleidsdoelen.
Tweesporenbeleid duurzaamheid
Om duurzaamheid binnen de gemeente te bevorderen en opdrachtnemers te stimuleren hierin mee te ontwikkelen, voert Den Haag een tweesporenbeleid. Enerzijds wordt de inzet van emissievrij bouwmaterieel als eis opgenomen voor machines met laag vermogen, en in de gunningscriteria voor grotere vermogens. Daarbij kijkt de opdrachtgever eerst naar de beschikbaarheid van elektrisch groot materieel op de markt.Zo werden recent bij de aanleg van een haven bij het Centraal Station de damwanden met elektrisch materieel ingetrild. Daarbij regelde Den Haag de elektronische voeding op de bouwlocatie en de aannemer een accu voor de piekbelasting.
Het tweede duurzame spoor waarop Den Haag inzet, is de milieukostenindicator (MKI) van producten en af en toe voor een project. Met de MKI wordt de waarde in euro’s uitgedrukt die nodig is om de milieueffecten van toegepaste materialen ongedaan te maken. Bij elkaar opgeteld vormen die verschillende MKI’s de totale MKI van een project. Als opdrachtgever weet Den Haag wat er mogelijk is en door die MKI als eis op te nemen en in de gunningscriteria worden inschrijvers uitgedaagd te zoeken naar materialen met een nog lagere MKI.
Het stadsbestuur heeft gemerkt dat ook die duurzame ambities goed aansluiten bij de werkwijze van mkb-bedrijven. Innovatie en duurzaamheid zijn thema’s die binnen veel mkb-bedrijven aandacht krijgen en het zijn deze aannemers die vaak met praktische vernieuwingen komen.
‘Markt zijn we samen’
Om de band en samenwerking met mkb- en andere bedrijven verder te intensiveren en verbeteren, organiseert de gemeente Den Haag sinds 2010 jaarlijks een bijeenkomst onder het motto ‘de markt zijn we samen’. De bijeenkomst biedt de gelegenheid om los van projecten met elkaar een open gesprek aan te gaan over onderwerpen als EMVI, Past Performance, groslijstensystematiek, ‘social return’ en duurzaamheid.
Het stadsbestuur merkt dat haar duurzame ambities goed aansluiten bij de werkwijze van mkb-bedrijven.
Daarnaast zijn er meerdere keren per jaar gesprekken tussen de gemeente en verschillende partijen in de keten. Door de keten te mobiliseren probeert Den Haag op een eenduidige manier gezamenlijk thema’s op te lossen.
Inkoopdoelstellingen
Het inkoopbeleid van Den Haag is gestoeld op vijf doelstellingen. Naast mkb-vriendelijk aanbesteden zijn dat duurzaam inkopen, sociaal inkopen en social return, innovatiegericht inkopen en Internationale Sociale Voorwaarden. Als publieke opdrachtgeverhecht het gemeentebestuur grote waarde aan de deskundigheid van de eigen organisatieom daarmee de voorbereiding, uitvraag en aanbestedingen zo goed mogelijk in de markt te zetten. Mede daarom heeft Den Haag een eigen ingenieursbureau en aanbestedingsdeskundigen in dienst.
In de samenwerking met opdrachtnemers wil Den Haag eensamenwerking creëren, waarin aannemers zich vrij en veilig voelen om melding te maken van onveilige situaties en de opdrachtgever daarop aan te spreken. Zeker bij infraprojecten geldt dat het werk vaak wordt uitgevoerd in de buurt van druk verkeer. Den Haag heeft als opdrachtgever deverantwoordelijkheid om in dergelijke gevallen eenveilige werkomgeving mogelijk te maken.
Erkenning voor beleid
Het winnen van de MKB INFRA Aanbestedingsaward heeft Den Haag behalve landelijke bekendheid als mkb-vriendelijke opdrachtgever in de sector vooral de bevestiging opgeleverd dat het gekozen beleid effect heeft. De aandacht die het gemeentebestuur heeft voor mkb-bedrijven wordt ook vanuit het mkb als zodanig erkend.
Daarnaast is het voor de interne organisatie een opsteker en stimuleert het medewerkers. Bovendien heeft het Den Haag als werkgever positief op de kaart gezet.
Het team van de gemeente Den Haag dat in 2019 de MKB INFRA Aanbestedingsaward in de wacht mocht slepen. Daar genieten de betrokkenen nog altijd van. De onderscheiding bracht erkenning, stimuleerde de medewerkers en zette Den Haag prominent op de vaderlandse landkaart van mkb-bewuste gemeenten.
Het mkb-DNA van Den Haag
Het team van de gemeente Den Haag dat in 2019 de MKB INFRA Aanbestedingsaward in de wacht mocht slepen. Daar genieten de betrokkenen nog altijd van. De onderscheiding bracht erkenning, stimuleerde de medewerkers en zette Den Haag prominent op de vaderlandse landkaart van mkb-bewuste gemeenten.
In de toelichting op de nominatie voor de MKB INFRA Aanbestedingsaward 2019 omschreef Den Haag het mkb-DNA van de gemeente als volgt:
- Het beleid is er daadwerkelijk op gericht om de kansen voor het mkb te vergroten;
- De gemeente investeert structureel in contacten met het mkb om over en weer kennis uit te wisselen;
- De gemeente treft maatregelen en ontwikkelt instrumenten om het beleid in de praktijk te brengen;
- De uitvoering van het beleid in aanbestedingsstrategieën wordt getoetst op onder meer mkb-vriendelijkheid voordat de aanbesteding in de markt wordt gezet;
- Uit het overzicht van alle aanbestedingen in 2016 en 2017 blijkt dat het mkb ruimschoots de meeste opdrachten gegund krijgt en zakendoet met de gemeente. Ook zijn we trots dat we net als bij de vorige editie zijn genomineerd voor deze award door een marktpartij.
- Hieruit blijkt wat ons betreft dat we daad bij het woord voegen wat betreft een actief mkb-beleid bij onze gemeente.