Vaste wijkaannemers als partners in beheer en onderhoud

Woonstad Rotterdam ervaart voordelen van langdurig samenwerken

Corstiaan Duim (links) en Christian Wijker voor het hoofdkantoor van Woonstad Rotterdam in het centrum van de stad.

Tekst: Geert Hilferink – Foto’s: Kees Stuip

“Met deze aannemers werken we al lange tijd samen. Zij zijn verantwoordelijk onder meer voor het dagelijks onderhoud en komen al jaren bij onze huurders thuis. Dat werkt goed, de medewerkers van deze aannemers zijn bekende gezichten in onze complexen en wijken. Zij komen makkelijker bij huurders over de vloer dan iedere keer een andere monteur of installateur”, zegt Christian Wijker, senior inkoopspecialist van Woonstad Rotterdam.

200.000 Rotterdammers

De woningen die Woonstad Rotterdam bezit, staan verspreid over de stad. “We huisvesten zo’n 200.000 Rotterdammers in de sociale sector, de sociale sector +, de vrije sector en we hebben 6.500 studentenwoningen in portefeuille”, zegt Corstiaan Duim, medior inkoopspecialist Vastgoedbeheer en Ontwikkeling (VGBO). Daarnaast heeft de corporatie ook nog bedrijfspanden.
De totale portefeuille is verdeeld in drie wijken, Noord-Oost, Centrum en Zuid. Duim: “In die wijken hebben we ook nog een kantoor van waaruit de meeste zaken voor die betreffende gebieden worden aangestuurd”, aldus Duim.

Na een grondige renovatie heeft Woonstad Rotterdam veertien 19e-eeuwse panden getransformeerd in 78 moderne studenten- en jongerenwoningen. Het overdekte binnenterrein van Maurits & Jacob biedt bewoners plek voor een gezellig praatje.

Regionale partners

Het uitbesteden van het dagelijks onderhoud kan voor een corporatie risico’s met zich meebrengen omdat je een deel van het contact met je huurders uit handen geeft. “Dat maakt de selectie van je partners belangrijk, past het bedrijf bij je en zijn de medewerkers in staat om de service en kwaliteit te bieden die je zelf wilt bieden”, zegt Wijker.
“We werken inmiddels al lange tijd samen met de vier wijkaannemers, maar belangrijke voorwaarde bij de selectie destijds was wel dat de aannemers uit Rotterdam of de directe omgeving van de stad moesten komen. Medewerkers moeten snel kunnen aanrijden, zowel voor dagelijkse werkzaamheden, maar ook in het geval van storingen.”

Christian Wijker: “De medewerkers van onze wijkaannemers zijn bekende gezichten in onze complexen en wijken.”

Vaste teams

Ook het werken met vaste teams in de verschillende wijken was een prominente wens van Woonstad Rotterdam. “Niet alleen omdat die vaste teams vertrouwd raken met huurders, maar ook omdat ze de historie van woningen en complexen kennen. Als een lift in storing valt, is het handiger dat de monteur die komt, bekend is met eventuele eerdere storingen en reparaties. Hetzelfde geldt voor bijvoorbeeld een woning waar lekkage is. Als daareen installateur komt die weet waar eerder ook al het probleem zat, kan de klus meestal sneller geklaard worden.”

Voor nieuwbouw en grote renovatieprojecten selecteert Woonstad Rotterdam aannemers van een shortlist op basis van specialisatie. “Niet iedere aannemer kan hoogbouw realiseren of een buitengevel van een complex vervangen”, zegt Wijker.

Niet planmatig onderhoud

De vier wijkaannemers die in opdracht van Woonstad Rotterdam werken, verzorgen ook het niet planmatig onderhoud. “Wij hebben geen eigen Technische Dienst, maar we hebben dit werk afgekocht. Daarvoor bieden we deze wijkaannemers op voorhand een vastgesteld budget waarvoor ze deze werkzaamheden oppakken en uitvoeren. Daar zitten wij als verhuurder verder niet tussen, behalve wanneer een reparatie meer kost dan het vooraf afgesproken maximale reparatiebedrag. In die gevallen biedt de aannemer ons eerst een offerte aan”, zegt Wijker.

Drie pakketten

Ook voor het mutatieonderhoud heeft de corporatie vaste afspraken met de aannemers. Daarvoor zijn drie vaste pakketten met bijbehorende budgetten samengesteld. Duim: “Afhankelijk van de staat waarin de woning is achtergelaten en de herstelwerkzaamheden die nodig zijn, kan de aannemer aanspraak doen op één van de drie pakketten. Die drie hebben we op basis van ervaringen samengesteld.”
In het geval het meest uitgebreide pakket, en dus het grootste budget, niet volstaat, kan de aannemer vooraf een offerte overleggen. Wijker: “De woning moet uiteindelijk wel weer helemaal opgeknapt zijn zodat de nieuwe huurder waar voor zijn of haar geld krijgt, maar daar komen we samen met de aannemer altijd goed uit.”

Artist impressions van projecten die op stapel staan.

Uitnutten van budget

Hoewel de inkopers van Woonstad Rotterdam proberen het maximale uit het beschikbare budget te halen, is het volgens Duim niet zo dat ze altijd voor het onderste uit de kan gaan. “Wij willen onze budgetten zo goed mogelijk uitnutten omdat we investeren met het geld dat wordt opgebracht door onze huurders. Daar willen we zorgvuldig mee omgaan, maar de prijs is slechts een onderdeel van de afspraken die we maken.”
Kwaliteit is een ander onderdeel en is minstens zo belangrijk.Wijker: “Daar houden we zeker ook rekening mee bij het aflopen van de meerjarencontracten van onze wijkaannemers. Prijs is en blijft belangrijk, maar de kwaliteit en de opgebouwde samenwerking en relaties in de wijkentellen ook zwaar. Die heb je met een nieuwe aannemer niet zomaar weer terug. Ook onze huisaannemers investeren in het werk in onze wijken en dat nemen wij zeker mee in de verlening van de opdrachten.”

Minder storingen

Woonstad Rotterdam ziet de positieve resultaten van die investering van de wijkaannemers ook terug in het aantal storingsmeldingen. Wijker: “Dat aantal daalt, mede omdat het onderhoud beter doorloopt.Het binnenkomen bij huurders om klussen uit te voeren, is voor alle woningcorporaties een uitdaging. Via onze wijkaannemers lukt ons dat over het algemeen goed.”
Volgens Duim zijn die aantallen ook afhankelijk van de samenstelling in de verschillendewijken en de leeftijd van het vastgoed. “In het centrum bezitten we bijvoorbeeld vrij veel vastgoed dat net voor of net na de Tweede Wereldoorlog is gebouwd. Daar zien we dat huurders anders omgaan met de huizen dan de huurders in Noord-Oost, waar we jonger bezit hebben dat er beter uitziet. Daar wordt toch zuiniger mee omgegaan.”Het is onder andere die informatie, die Woonstad Rotterdam overtuigt om te blijven kiezen voor een nette afwerking. “In de woningen en ook daarbuiten.”

Corstiaan Duim: Opdrachtgeverschap is het managen van verwachtingen, naar de markt, maar ook intern binnen de eigen organisatie.”

Nieuwbouw en renovatie

Renovatie- en transformatieprojecten en nieuwbouw pakt Woonstad Rotterdam anders aan. “Daarvoor hebben we twee aparte shortlists met aannemers. Voor een nieuwbouwproject zoeken we aannemers met andere kwaliteiten en kenmerken dan voor een renovatieproject.Niet iedere aannemer kan hoogbouw realiseren of een buitengevel van een complex vervangen”, zegt Wijker.
Afhankelijk van het project worden drie aannemers van de shortlist uitgenodigd om deel te nemen aan de aanbesteding. “Daarbij kijken we niet alleen naar de specifieke ervaring van de aannemers, maar ook doen we een financiële toets en kijken we naar de capaciteit. Hebben ze eerder projecten van soortgelijkeschaal uitgevoerd. En zeker bij renovatieprojecten kijken we naar de ervaringen met binnenstedelijk bouwen. Dat moet je als aannemer wel kunnen organiseren”, vult Duim aan.

Duidelijke opdracht

Woonstad Rotterdam neemt het opdrachtgeverschap erg serieus. Wijker: “Hoe beter gedetailleerd en gespecificeerd de uitvraag is, hoe beter de voorstellen uit de markt zijn. Het maakt natuurlijk een groot verschil of je een uitvraag doet op basis van een voorlopig ontwerp en een prijs of op basis van een bestek en definitief ontwerp.”
Volgens Duim is het vooral belangrijk om als opdrachtgever geen onterechte verwachtingen te wekken. “Opdrachtgeverschap is het managen van verwachtingen, naar de markt, maar ook intern binnen de eigen organisatie.”