De “truc” met de inschrijvingsstaat

Zelf de geldigheid van je inschrijving kunnen bepalen aan de hand van het indienen van een inschrijvingsstaat die wel of niet overeenkomt met het bedrag op het inschrijvingsbiljet. Dat is een truc die al heel oud is. De laatste jaren komt deze truc feitelijk nooit meer voor, simpelweg omdat bijna alle aanbestedingen tegenwoordig digitaal worden gehouden. Maar in een recent (nog niet gepubliceerd) vonnis van de rechtbank Den Haag (C/09/642665 / KG ZA 23-118) – waarin sprake was van een ouderwetse fysieke aanbesteding – kwam deze truc weer voorbij. Heel opvallend is dat de rechtbank de truc niet onderkende en oordeelde dat de inschrijver die de truc uithaalde niet ongeldig moest worden verklaard.

Hoe werkt de truc? Je neemt als inschrijver 1 inschrijvingsbiljet en 2 verschillende inschrijvingsstaten mee naar de inschrijving. Als na het openen van de inschrijvingsbiljetten blijkt dat je winnaar bent maar het gat met de opvolgers is heel groot dan zou het wel eens kunnen zijn dat je een verkeerde calculatie hebt gemaakt. Dan dien je een inschrijvingsstaat in met een inschrijfsom die afwijkt van de inschrijvingssom op het inschrijvingsbiljet. Want dat betekent namelijk dat je ongeldig hebt ingeschreven. En als je winnaar bent en het gat met de opvolgend inschrijver is acceptabel, dan dien je de inschrijvingsstaat die overeenkomt met het bedrag op het inschrijvingsbiljet in en dan heb je een geldige inschrijving.

In de kwestie bij de rechtbank Den Haag was in de leidraad bepaald dat bij indiening zowel het inschrijvingsbiljet als ook de inschrijvingsstaat tegelijk moesten worden ingediend. En stukken die na het moment van indienen worden ingeleverd leveren een ongeldige inschrijving op. Zo voorkom je de beschreven truc.  Inschrijver X diende (tijdig) het inschrijvingsbiljet in en gaf aan dat hij de bijbehorende inschrijvingsstaat alleen zou indienen als zou blijken dat hij de laagste inschrijving had gedaan. Hij bleek de laagste inschrijver en diende vervolgens zijn inschrijvingsstaat in. De aanbestedende dienst verklaarde de inschrijving ongeldig, omdat de inschrijvingsstaat te laat was ingediend. De rechtbank stelde de aanbestedende dienst in het ongelijk.

De rechtbank oordeelde dat sprake was van een bijzondere situatie omdat alle inschrijvers steeds in dezelfde ruimte waren bij het openen van de enveloppen zodat ook de inschrijvingsstaat van de winnend inschrijver op het moment van inschrijven al in de afgesloten ruimte aanwezig was en niet meer aangepast kon worden. De inschrijver verklaarde ook dat als hem gevraagd was de inschrijvingsstaat direct te overleggen, hij daartoe zou zijn overgegaan. Verder oordeelt de rechtbank dat haar niet duidelijk is geworden wat het belang van de winnaar zou zijn om meerdere inschrijvingsstaten mee te nemen. Geoordeeld werd dat de winnaar geen voordeel heeft gehad door te handelen zoals zij heeft gedaan. En dus wordt de inschrijving geldig verklaard. De rechtbank heeft dus duidelijk niet de hiervoor beschreven truc onderkend. Want deze inschrijving had naar mijn mening simpelweg ongeldig moeten worden verklaard vanwege het te laat indienen van de inschrijvingsstaat

Joost Haest

Severijn Hulshof advocaten