Mkb-bewust beleid loont

Net niet de winnaar, maar toch apetrots. De nominatie voor de MKB INFRA AanbestedingsAward 2019 was voor wethouder Dennis Melenhorst, inkoopadviseur Anne Denissen en het team Projecten van de gemeente Raalte een heuse opsteker. Ze kwamen van ver, maar mogen zich inmiddels mkb-bewust noemen. “Daar moet je wel aan blijven werken!”

MKB Nederland houdt eens in de twee jaar een enquête onder ondernemers hoe gemeenten presteren richting lokale mkb’ers. In de meting van 2016 eindigde de gemeente Raalte op de laatste plek van de Overijsselse gemeenten. De gemeente werd er door de lokale mkb’ers op aangesproken. Dat stemde tot nadenken op de burelen van het gemeentehuis en daar bleef het niet bij. In 2016 hebben wethouder, een handjevol interne ambtenaren en inkoopadviseurs DOWR zich ingespannen om de contacten met de lokale mkb’ers te versterken. De betrokkenheid van de inkoopadviseurs DOWR berust op de samenwerking in DOWR-verband – een verbond waarin de gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte gezamenlijk optrekken op het gebied van o.a. ICT, P&O, Financiën en ook Inkoop.


Open en transparant

De gemeente ging voortvarend te werk en nodigde ondernemers uit om in gezamenlijkheid de structuur van het inkoop- en aanbestedingsbeleid tegen het licht te houden. Wethouder Dennis Melenhorst, die ondermeer economie in zijn portefeuille heeft: “Met elkaar kijken naar de structuren – hoe zien die eruit en waar zijn ze voor verbetering vatbaar? Wederzijds aangeven waar men tegenaan loopt. En dat alles in een sfeer die uitnodigt om open en transparant het gesprek aan te gaan. Hoe zijn de contacten? Waar schort het aan? Welke obstakels ervaren de ondernemers en wat kunnen we doen om die weg te nemen? Natuurlijk alles binnen het raamwerk van regels en voorschriften die gelden voor de relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. De eerste open gesprekken waren belangrijk voor een constructieve sfeer waarin alles ter tafel kan komen. En natuurlijk ook van onze zijde een objectieve en transparante houding. Dat impliceert: serieus kijken naar hoe je – binnen de wettelijke kaders – hobbels en obstakels kunt wegnemen.”


Nieuw economisch beleid 

De gemeente Raalte is qua oppervlak een relatief grote gemeente met ruim 37.000 inwoners verdeeld over meerdere kernen. Het economisch domein telt ca. 1.500 ondernemingen van klein tot groot. Het is niet erg efficiënt om alle ondernemers telkens bijeen te roepen. Daarom is een klankbordgroep ingericht met vertegenwoordigers van werkgevers en van de gemeente. Deze groep heeft de thema’s gecategoriseerd, denk daarbij aan vergunningverlening, betalingen, aanbestedingen, enzovoort. Alle afdelingen zijn doorgelicht. Dat heeft tot een aantal interessante verbeteringen en maatregelen geleid, zoals het nieuwe startersbeleid en het nieuwe inkoop- en aanbestedingsbeleid van de gemeente, dat sinds 2017 van kracht is. Momenteel wordt samen met het bedrijfsleven gewerkt aan een verdere doorvertaling van nieuw economisch beleid.


Tal van vernieuwingen 

Aan welke verbeteringen/maatregelen valt dan te denken? 

Melenhorst: “We hebben geïnvesteerd in de aanstelling van bedrijfscontactfunctionarissen. En onze ruimtecoach is een groot succes. Deze helpt ondernemers als deze ergens tegenaan lopen. In het verleden had je nog wel eens dat een aanvraag door een strikt formele houding strandde, als deze op negen punten voldeed, maar op eentje niet. Nu kan de ondernemer aankloppen bij de ruimtecoach. Deze denkt mee met de ondernemer en zoekt naar wegen waardoor dat laatste puntje ook afgevinkt kan worden. Je kunt immers niet verwachten dat de ondernemer over een allesomvattend inzicht beschikt van de juridische en ambtelijke implicaties van zijn aanvraag. En als dat niet mogelijk is, legt de ruimtecoach duidelijk uit, waarom ’t niet kan.”

Op uitdrukkelijke wens van de ondernemers is er ook de jaarlijkse aanbestedingskalender gekomen. De ondernemer weet nu precies wanneer, welke aanbestedingen plaatsvindt. Hij kan zich dan terdege voorbereiden en de aanbesteding inpassen in zijn eigen agenda. 

Verder is in het aanbestedingsbeleid vastgelegd, dat bij een enkelvoudig onderhandse aanbesteding altijd een lokale ondernemer wordt uitgenodigd. Denissen: “We gaan bij kleinere bestedingen pas buiten de gemeentegrenzen shoppen als we geen lokale uitvoeringspartner kunnen vinden, die aan de kwaliteitscriteria voldoet en een marktconforme aanbieding doet.” 

Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen zijn – als het mogelijk is – minimaal twee lokale ondernemers van de partij. 

Een startersloket is eveneens voortgekomen uit het overleg met de mkb-ondernemers. Het loket wordt bemenst door de ondernemers zelf. Startende ondernemers kunnen er terecht voor vragen over de lokale markt, hun ontwikkelingskansen, samenwerking en het ondernemersklimaat.

Melenhorst: “Verder hebben we de vergunningsprocedure onder de loep genomen. Doorgaans vinden ondernemers dat ‘t allemaal wel erg veel tijd in beslag neemt. Daar was al wat aan gedaan met de crisis- en herstelwet. Wij hebben nog tandje bijgezet door de toetsing te verleggen en verantwoording achteraf, na voltooiing van het werk, te vragen. Daarnaast geven we, als dat op prijs gesteld wordt en men er een beter gevoel bij heeft, de vergunning ook via de traditionele weg af.” 


Het bedrijvenregister 

Ten slotte is een bedrijvenregister in het leven geroepen. Een soort gouden gids, waarin de gemeente kan zoeken naar geschikte lokale mkb-ondernemers voor de uitvoering van werken en het leveren van producten of diensten. 

Denissen: “Ondernemers kunnen zich per inkoopcategorie profileren. Het register is eveneens een verhaal van de ondernemers zelf. Zij beheren en onderhouden het register. In samenwerking met de Kring Raalter Werkgevers hebben we dit gefaciliteerd door ondernemers te begeleiden in de wijze waarop ze zichzelf het beste kunnen presenteren. Daartoe is er bijvoorbeeld een specialist ingeschakeld die op ludieke wijze het presenteren van jezelf onder de aandacht heeft gebracht.”


‘Reputatiewindeieren’

De mkb-gerichte inspanningen heeft Raalte – los van een gezond mkb-ondernemersklimaat – geen ‘reputatiewindeieren’ gelegd. Op de landelijke ranglijst van mkb-vriendelijke gemeenten is Raalte maar liefst 300 plaatsen gestegen. En het mkb-bewuste beleid is opgemerkt door leden van MKB INFRA. Zij hebben de gemeente voorgedragen voor de MKB Infra AanbestedingsAward (zie kader), een onderscheiding die de brancheorganisatie elke twee jaren uitreikt aan de gemeente die in het gunningsbeleid aantoonbaar oog heeft voor het mkb. Raalte heeft de felbegeerde trofee niet in de wacht gesleept. Neemt niet weg dat ze verguld waren met een nominatie. 

Verder komen andere gemeenten op werkbezoek om te kijken hoe Raalte het inkoopbeleid heeft ingericht en als Jacco Vonhof, de voorzitter van MKB Nederland op de nationale televisie het nieuwe economische beleid van Raalte exemplarisch noemt, staan Tweede Kamerleden en andere gemeenten zich te verdringen voor de deur van het gemeentehuis om kennis te nemen van het beleid. Inmiddels gaat Melenhorst regelmatig de boer op om lezingen te geven. Onlangs nog was hij gastspreker toen een vertegenwoordiging van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat op bezoek was bij de provincie Overijssel om een publicatie ten doop te houden. 

Melenhorst: “Dat is allemaal mooi voor het moment. Maar we zijn er nog lang niet. Het ontwikkelen van beleid is een ‘ongoing process’. Je moet er in samenspraak met het mkb aan blijven schaven en bijstellen. Het is nooit af. Bovendien zit borstklopperij niet zo in de aard van de mensen in het Salland, de regio waarin Raalte is gelegen.”


 

MKB INFRA AanbestedingsAward
Een gezonde mkb-sector is van levensbelang voor ons land. Daar is inmiddels vriend en vijand het over eens. Daarom is het minstens zo belangrijk dat er opdrachtgevers zijn die oog hebben voor die noodzaak van een mkb-bewust aanbestedingsbeleid. Om dat beleid te stimuleren heeft AFNL-lidvereniging MKB INFRA haar tweejaarlijkse AanbestedingsAward in het leven geroepen. Januari jongstleden is de prijs weer uitgereikt. Den Haag was de gelukkige winnaar en Raalte behoorde samen met Almere tot de genomineerden. 

Prijswinnaars en genomineerden waarderen de prijs, juist doordat de ze wordt voorgedragen door de mkb-ondernemers. De vakkundige jury komt uiteindelijk tot een keuze na ampele overwegingen en toetsing. 


De jury is alweer bezig om de volgende editie in 2021 op te tuigen. De leden van MKB INFRA worden dringend verzocht opdrachtgevers voor te dragen!